在1960年代開始，即有虛擬辦公室的萌芽，因為通訊科技的進步，有一些自由工作者就開始採用這類彈性工作時間與彈性工作地點，而1980年代開始，SOHO(Small Office Home Office)工作者：文字工作者、設計師、小型專業服務提供者紛紛出爐。科技的發展從ＷＷＷ全球網際網路、 e-commerce、視訊會議VPN、VLAN、 webinar、雲端科技、WiFi、5G，也產生了21世紀的數位遊牧工作者(Digital Normad)。
2020年至今日的新冠肺炎疫情仍在全球各地燃燒，對於社會、政府、企業主與工作者、學生們、教育工作者等等，有了更多新的變化與挑戰。當然對有些企業也許衝擊較小，例如科技型企業，原本就是有較多比例是彈性工時與在家工作的型式。若是原本很強調現場指導與師徒制的技能，在有限的接觸時間與僅使用視訊或語言溝通，工作效益與效率勢必不如現場作業。
在此我們整理了歐美與亞洲不同專家的觀點，為台灣中小企業主、管理者、工作者，在遠距工作下，如何維持效率與工作效益，提供以下七點，作為參考：
一、夠用的的科技工具：遠距工作與科技環境有高度關係。因此，一定比例的通訊與數位工具的是基本的配備，也許過去差旅費的預算也正足夠支付這類支出。除了視訊工具外，也應將工作所需的文件、表單放在線上，方便存取。
二、信任的維繫：過去在相同時間與空間一起工作，中午時間或下班時間，同事之間的交流機會自然更有「存在感」，在遠距如何能保持關懷、與凝聚力，則是管理者能透過設立——傾聽時段，針對個別或小組，分別掌握團隊成員的心理與工作狀態。可騰出時間進行虛擬社交，如：安排每週五下午三點的咖啡時間，大家可在線上聊談本週生活上的趣事、挑戰以及週末的計畫等。
三、工作任務的明確化：針對遠端工作的安排，需更清楚說明工作目的、優先順序、完成期限以及過程檢核點。專案管理者與領導人，需培養更多的耐心與包容性。
四、鼓勵團隊成員尋求協助：遠端工作時碰到問題時，常因無人可問而陷入困境，公司應鼓勵團隊成員 (員工)尋求管理者或團隊夥伴的協助，對於新人或接手新工作者，也可事先安排協助者。
五、理解員工在家有不同的角色：對於原本全時間在辦公室的全職者，若突然轉成「在家工作」，在一天中的時間中，還要多添加兒童照顧或老人護理。一下子要工作，一下子要煮飯，一下子又要處理小孩吵鬧的排解，生活與工作間來來回回。或需要有一些調適期。
六、儀式感：有些團隊認為建立「儀式感」對團隊及個人都很有助益，一方面具激勵效果，也同時能促進創造力、 以及工作與生活的新節奏，朝向身心健康與友善自己與夥伴的積極面。
七、正向思維：領導者可以身作則，對「在家工作」抱持正向的思維，例如：讓員工覺得自己更快樂，更專注投入工作，免除了往返通勤、遠離至親、職場干擾…等壓力。當然還有減少通勤，直接減少碳足跡，對環境永續更有效。
不同的產業背景、不同的職能別與組織文化，在遠距工作的發展與優化，最終目標是要符合企業使命與營運目標，若能透過適合的外部專家協助，提供第三方的視角與有系統的知識導入，能創造出更有創意或事半功倍的成效。歡迎與我們聯繫：email: [email protected]。
